Порядок в процессах высоковольтной лаборатории
Как мы отказались от ручного труда, автоматизировали документооборот и стандартизировали бизнес-процессы с использованием PlanFix.

Результатом стало снижение ошибок, полная информированность директора о процессах и ускорение работы по проектам.
С какими проблемами к нам обратились?
Эти проблемы затрудняли оперативное управление, снижали качество документации и создавали препятствия для стратегического развития лаборатории.
  • Ручной труд и ошибки в документах:
    Договоры, акты и счета формировались менеджерами вручную, что приводило к частым ошибкам и потере времени.
  • Непрозрачное управление проектами:
    Информация о ходе проектов была доступна только менеджеру проекта, а коммуникация между отделами осуществлялась исключительно устно, что снижало общую прозрачность и эффективность.
  • Отсутствие стандартизированных процессов:
    Из-за отсутствия единых стандартов в управлении бизнес-процессами возникали трудности при прохождении аккредитации, что негативно сказывалось на доверии клиентов и партнеров.
Этапы работ
Анализ текущих процессов
(AS IS)
Проведен детальный анализ существующих процессов, выявлены проблемы и узкие места. Оформлен текуший бизнесс-процесс с точками оптимизации.
Подбор решений + презентация
  1. Подобраны несколько вариантов решения, перечень возможных инструментов и способов оптимизации, проведена презентация предложений руководству и выбрано наиболее оптимальное с точки зрения целей, удобства, бюджетности и скорости реализации.
Разработка оптимизированных процессов
(TO BE)
Созданы оптимизированные бизнес-процессы, адаптированные к специфике лаборатории. Разработат план внедрения и документация.
Интеграция и настройка инструмента PlanFix
Внедрена и настроена система управления проектами на базе PlanFix по методологии Kanban, обеспечивающая эффективную координацию проектов.
Автоматизация документооборота и формирование отчетности
Реализовали базу данных клиентов с автоматическим заполнением полей из гос. базы по ИНН, автоматическое формирование (автозаполнение полей) договоров, счетов и актов по шаблону.
Это значительно сократило временные затраты на подготовку документов и отчетов.
Формирование инструкций и обучение сотрудников
Разработаны новые процедуры и инструкции, проведено обучение для обеспечения плавного перехода на оптимизированные процессы.
Результаты
Не смотря на жесткие регламенты и высокие требования к конфиденциальности и безопасности данных со стороны Росаккредитации нам удалось подобрать и реализовать процессы с использованием современных и удобных инструментов
  • Повышение скорости обработки заявкок в 3 раза
    В результате автоматизации документооборота, настройке уведомлений и прозрачности процесса увеличилась скорость заявок, а значит и удовлетворенность клиентов.
  • Повышение прибыли на 10% и снижение убытков
    Благодаря скорости обработки лидов количество потерянных из-за ожидания клиентов сократилось, что привело к большему количеству успешно закрытых сделок
  • Руководитель смог сфокусироваться на стратегическом планировании
    Прозрачность процессов освобождает от микроменеджмента, что в свою очередь позволяет руководителю сфокусироваться на управленческих задачах.
  • Успешная аккредитация
    Стандартизация процессов, порядок в документах упростила процесс подтверждения компетентности
Хотите также?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставить заявку
Made on
Tilda